¿Cómo tramitar el certificado de actividades?

Todos los que trabajan en el ámbito del transporte vehicular, conocen que uno de los requerimientos que deben cumplir para completar sus funciones, es el registro de toda la actividad que ejecuten en la carretera, incluyendo sus movimientos y descansos, tanto si son contratados por una empresa, como si son conductores autónomos, puesto que los controles realizados por las autoridades viales así lo exigen.

Por ello, es necesario presentar su actividad  los 28 días anteriores al control, la que usualmente se registra, en forma automática, con un tacógrafo digital, que  es un dispositivo de control que está a bordo de algunos vehículos de carretera y lleva los datos concernientes a  la velocidad y distancia que un vehículo ha recorrido, así como también la duración de la actividad y el descanso de los conductores; sin embargo, no todos los vehículos cuentan con esta herramienta, ya sea porque no esté instalada o esté averiada, en este caso,  otra de las opciones utilizadas es el certificado de actividades, el cual no es difícil de obtener y  es beneficioso para el transportista.

¿Qué es el certificado de actividades?

El certificado de actividades, también conocido como Leave Letter, es un formulario estándar de la Unión Europea utilizado por conductores, donde se reflejan los tiempos de conducción y de descanso. Se utiliza para explicar las acciones de un conductor cuando, por algún motivo justificable, no le ha sido posible introducir sus datos en el tacógrafo.

El certificado de actividad se reconocerá como prueba para dejar en evidencia que se acata el Reglamento (CE) 561/2006.

Por otra parte, el documento se rige por los mimos lineamientos que el tacógrafo: debe permanecer en el vehículo, si lleva el registro de las actividades de los 28 días anteriores o del día presente. Por otra parte, si se rompe o se ensucia, perderá validez. Cuando haya pasado el período de 28 días, será necesario guardarlo por un año, para poder tenerlo a la mano en caso de una inspección.

En 2007, el Diario Oficial de las Comunidades Europeas publicó  las razones justificables para utilizar la certificación de actividades:

• Si el conductor ha estado de baja por motivos de salud, lo cual será válido solo si posee una constancia médica.
• En relación a disponibilidad o descanso. Se refiere a que no se exigirá el certificado cuando el conductor tenga descansos ordinarios, diarios o semanales.
• Si el conductor ha estado en período vacacional.
• Luego de haber estado de permiso.
• Si el conductor ha realizado encargos diferentes al transporte.
• Si el conductor ha manejado un vehículo exento del ámbito de aplicación, mencionado en el Reglamento 561/2006, en el apartado de los tiempos de conducción y descanso en el transporte de carretera.

¿Quiénes deben tramitar el certificado de actividades en España?

Todos los  conductores cuyo trabajo sea el transporte de personas con la utilización de un medio de transporte.

Para que el referido certificado sea valido, se deben cumplir ciertos requisitos:

• Debe ser llenado a mano, para posteriormente ser firmado por un representante de la empresa contratante y el conductor antes del viaje; además, las firmas deben ser originales. No se acepta adjuntar una foto de la firma en el documento.
• Si se trata de un conductor autónomo, son necesarias dos firmas, ya que una vendría siendo como representante y otra, como conductor.
• El formulario debe estar perfectamente rellenado, sin errores en cuanto a la gramática y ortografía.
• El formulario puede llenarse y firmarse de antemano, excepto cuando el regreso del conductor no está definido.

• Si se da el caso en el que el conductor se le imposibilite encontrarse con la empresa o algún representante para realizar el documento, se aceptará una remisión por fax.

¿Es obligatorio tramitar el certificado de actividades?

En la actualidad, la nueva legislación no exige a los conductores poseer este documento y por ello, las autoridades competentes no pueden sancionar la ausencia del mismo. No obstante, sí es obligatorio tener los registrados de los 28 días anteriores al control, ya sea presentar los discos del tacógrafo o la impresión del tacógrafo digital. Cabe destacar que anteriormente la Administración de transporte lo exigía en forma obligatoria, y si el conductor no lo poseía o no lo llevaba en el vehículo, se le daba una sanción de 2001 euros.

¿Cómo obtener el certificado de actividades?

Se puede obtener y descargar con facilidad vía internet y debe ser utilizado cuando el transportista está comenzando a laborar o se esté reincorporando a la empresa o cuando  haya estado en un período de inactividad, ya sea por huelga o un desempleo parcial, o tenga contratos temporales.

No se permite utilizar el certificado de actividad cuando el transportista sólo ha tenido un viaje como conductor, o se haya ausentado por motivos de salud (sobre todo si tiene una constancia médica que lo justifique), o haya estado de vacaciones (sin importar el tiempo de las mismas).

Requisitos necesarios

Las condiciones en las que es necesario presentar el Certificado de Actividades fueron establecidas por el Ministerio de Fomento, las cuales son:

1.      Si se tiene un trabajo distinto al del transporte.

2.      Vehículo detenido y/o aparcado en una frontera.

3.      Si se está manejando un vehículo sin tacógrafo instalado.

4.      Transportista con problemas de salud.

5.      Si el vehículo que se maneja no está operativo por razones legales.

6.      Si el transportista está acompañado por otro vehículo que se transporta en tren.

7.      Si el transportista está acompañado por otro conductor.

Es importante acotar que  en los siguientes casos no es necesario el uso del certificado:

• Transportistas autónomos que estén inactivos.
• Luego del período  vacacional.
• Luego de poseer un permiso o descansos (semanales o diarios, mientras no excedan las 90 horas semanales).

Pasos a seguir

1. Descargar un modelo del Certificado de Actividades vía online, el cual es muy sencillo de conseguir.
2. Buscar la opción para imprimir el documento, el cual se encuentra en la parte superior derecha, con forma de impresora.
3. Rellenar la planilla con los datos solicitados.

Beneficios del certificado de actividades

• Registra todos los períodos de tiempo de manejo, lo cual sirve tanto para trabajadores como para las empresas.
• Si la empresa tiene un trabajador ausente por cualquier motivo, el certificado ayuda a contabilizar las faltas.
• Es útil para el registro y control de  los datos necesarios en carretera de manera personal.
• Ayuda a introducir algunos datos en el tacógrafo de los transportistas.