Certificado de ingresos y retenciones en Colombia

El certificado de ingresos y retenciones, es un documento legal que cada uno de los trabajadores asalariados de Colombia tiene derecho a pedir, ya que este será un requisitos necesario al momento de realizar una solicitud para un crédito bancario o para poder obtener algún tipo de beneficio económico en un banco del país.

Es por esta razón que hemos decido crear este articulo para ti, donde explicaremos con amplio detalle todo lo que tienes que saber sobre el certificado de ingresos y retención en Colombia, como podrás tramitarlo y su funcionalidad, así que si deseas saber todo eso y un poco más sobre este documento solo te invitamos a continuar con nosotros.

¿Qué es el certificado de ingresos y retenciones en Colombia?

El certificado de ingresos y retenciones es un documento, donde se informa el estatus de ingreso y de retenciones como su nombre o indica, este certificado lo puede pedir un trabajador a su empleador, patrono o empresa en la cual ejerce sus labores de trabajo.

En el cual se pueden prescindir  todos los pagos del seguro social y de las retenciones de un empleado, así como el salario base, las cotizaciones y otra serie de información que resultara ser útil e importante de conocer al momento de realizar la solicitud de un crédito o de un servicio bancario.

Funciones del certificado de ingresos y retenciones en Colombia

El certificado de ingreso y de retenciones es de mayor uso para la persona que lo recibe efectivamente, y no tanto para la persona que lo realiza y lo entrega, ya que la persona que lo entrega lo realiza por ser solo un requisito que se solicita, para que se pueda completar una determinada operación.

Mientras que la persona que recibe este certificado sirve como una garantía o como un método de verificación sobre el estatus que la persona tenga, el cual permite conocer si es legítimo o no, también sirve para poder conocer la situación económica que tiene la persona que realiza el certificado de ingreso y retención, conociendo si esta es adecuada o no, para la realización de la operación del servicio que se desee solicitar.

Un ejemplo de esto, es la solicitud del certificado de ingresos y retenciones, para poder solicitar un crédito bancario, para ello se necesita evaluar y conocer cuál es el estatus económico de la persona que solicita dicho préstamo al banco, y por ello este certificado es ideal para tal fin.

¿Qué organismos solicitan el certificado de ingresos y retenciones en Colombia?

Por lo general y más común, el certificado de ingresos y retenciones lo solicitan las instituciones bancarias, ya que ellas se encargan de otorgar créditos a los solicitantes, sin embargo algunas tras entidades bancarias lo solicitan por otros trámites que se pueden realizar.

Por otra parte, este certificado también lo pueden solicitar las personas naturales privadas, a quienes se les vaya a realizar la solicitud de un servicio, pues para tener seguridad del mismo, se realiza la solicitud del certificado de ingresos y retenciones.

Este certificado también se necesita cuando se debe realizar una declaración jurada de la renta, por lo que el organismo que se encargue de este proceso, realizara la solicitud del certificado de ingresos y retenciones, para verificar todos los datos correspondientes.

Requisitos necesarios para poder tramitar el certificado de ingresos y retenciones

Para poder tramitar el certificado de ingresos y retenciones, será necesario contar con una serie de requisitos, para de este modo poder admitir que los certificados de ingre gros y retenciones cuenten con la información necesaria para proceder con el tramite correcto, así que explicaremos paso a paso cuales son los requisitos y documentos necesarios para la tramitación de dicho certificado en Colombia.

Documentación necesaria

Según el tipo de certificado que se desee solicitar, o según el que te hayan pedido en la entidad bancaria, la documentación solicitada varia un poco, por lo que tenemos para ti cada uno del documento necesarios para poder tramitar el certificado de ingresos y retenciones en el país.

Al hablar del certificado de ingresos y retenciones, s se solicita una vez al año por la empresa al empleado que lo solicite, en donde en el certificado se describe todo el estatus del año pasado al que se emite el certificado, según lo que se establece en el artículo número 379 de la ET, lo cual se compone por:

• Un formulario correcto para el tipo de certificado que se solicite, el cual deberá llevar la firma del legitimado.
• Se explica del año del cual se está realizando la constancia, y del lugar en donde se está realizando la retención.
• Debe contar con los datos personales del empleado que está solicitando dicho documento de ingresos y retenciones.
• El número de la cedula de identidad del empleado que realiza la solicitud del certificado.
• Los datos de identificación de la persona que está realizando la retención, o del ente encargado de dio proceso, en el caso de no contar con los nombres, se deberá contar con la identificación de la razón social.
• Se debe especificar la dirección e domicilio exacto del ente encardado o de la persona que está realizando la retención.
• Se deben especificar cuáles son los montos de cada pago o de los bonos que se hayan realizado para beneficio del empelado, y la razón de cada uno de ellos, así como también los montos de cada una de las retenciones realizadas.
• El patrono o la persona encargada de empleado, deberá firmar el formulario, así como el retenedor también deberá de fírmalo, ambos deberán de comprobar y dejar una constancia de que cada uno de los datos emitidos son verdaderos, también deben asegurase de que no existen otros pagos o créditos a beneficio del empleado, en el periodo en que se tramita del certificado, así como cada uno de los pasos que se realizaron siguiendo la legislación vigente hasta la fecha.

Existen algunos casos en que el certificado de ingresos y retenciones se emiten a favor de empleado que se clasifican como “No declarantes” en estos casos los documentos varían un poco, y se necesitan unas adiciones, los cuales son los siguientes:

• Se deben especificar los montos de los pagos o ingresos que se hayan recibido a beneficio del empleado, la diferencia en este radica en que estos pagos deberán ser dados por entes o por empresas diferentes a donde se mantiene relación laboral, así como también se debe tener un importe de retención efectuada por esta misma empresa.
• Se debe demostrar cual es el vínculo que existe entre el patrimonio en bruto y el valor del mismo, lo cual se debe realizar con el patrimonio que se tiene al finalizar el año, así como dar el valor a las deudas poseídas y aquellas que no han sido saldadas en la actualidad.
• El empleado solicitante deberá expresar que cumple a cabalidad con cada una de las obligaciones de la norma de ley para aquellos empleados que no son declarantes, esta expresión deberá ser realizada por escrito, para que pueda llevar la firma de empleado, además esta expresión deberá realizarse por el año en el cual se quiere obtener el certificado de los ingresos y las retenciones.

Para finalizar es impórtate mencionar que los certificados de ingresos y retenciones son de índoles varios, por lo que según cada uno de ellos, deberán contener lo siguiente:

1. El año en el cual se hará el certificado de los ingresos y retenciones, y el lugar en donde se realizó la detención.
2. Especificar cada uno de los datos de localización de la propia persona, o del ente en donde se vaya a realizar la retención.
3. Identificar cual es el ente o la persona con quien se realizara la retención, en el caso de no colocarlo, se debe contar al menos con la razón social por la cual se ha realizado la retención.
4. Explicar cuál es el valor y el concepto de la retención realizada.
5. Debe contar con la firma del ente que funciona como retenedor, en el caso de no realizarlo, lo puede hacer quien haya funcionado como pagador.

Pasos a seguir para obtener el certificado

No existe una manera única de realizar la solicitud del certificado de ingresos y retenciones, es decir no hay una regla establecida para captar tal documento, sin embargo describiremos una manera sencilla, practica y cómoda de poder tramitarlo, en la cual no será obligatorio cada una de estas partes, pero si suele ser más sencillo de este modo, así que esto será lo siguientes:

1. Establecer en el Sistema de Información de Recursos Humanos, cual será el lapso sobre el que versa el certificado de ingresos y retenciones, así como cada uno de los datos activos, sobre el patrimonio y otra variedad de requerimientos que solicite el certificado.
2. Llevar una formulación de un listado, el cual será el que avale y legitime el certificado en sí.
3. Se debe contar con un examen de lista de retención, el cual es obligatorio, chequear que cada uno de los montos esté en orden con los montos del año anterior, en el caso de que exista algún tipo de falla en los datos, se tendrá que corregir a la brevedad posible.
4. Realizar de nuevo cada certificado, en caso de ser necesario.
5. Para finalizar el proceso, se deberá entregar el certificado de ingresos y de retenciones en la tesorería, o en el lugar que sea correspondiente entregarlo según se indique, y guardar cada uno de los listados de control en el archivo que corresponda.  

Preguntas comunes

1. En caso de que ya no trabaja para la empresa o esta se disolvió, ¿Qué debo hacer?

Solo cebras ir a la hacienda, para poder realizar la solicitud de dicho certificado de registros y retenciones, incluso en caso de que la relación laboral haya terminado en malas condiciones, se puede asistir a la hacienda, y sin problema podrás conseguir el certificado.

• ¿Es obligatorio para las empresas y para diversas entidades ofrecer el certificado de registros y retenciones?

Tanto las empresas, los entes, y las personas naturales están obligadas a emitir el certificado de registros y retenciones, incluso en el caso de que se les haya suministrado algún tipo de pago por un servicio o trabajo prestado, tendrán la obligación de emitir dicho certificado.

• ¿Es penado el no tener el certificado de registros y retenciones?

Si, en caso de que la empresa se niegue a ofrecer el certificado de registros y retenciones, esta puede ser penada con una leve multa de unidades tributarias, por cada uno de los certificados que se hayan denunciado.

Así que tramitar el certificado de registros y retenciones no es para nada complicado, solo será necesario seguir el protocolo correspondiente directamente en la empresa donde trabajas, y debes estar atento a que se cumplan cada una de las especificaciones mencionadas con anterioridad.